SisTeMa dE iNveNtaRios ABC *

El sistema de control A B C nos muestra como manejar el inventario de acuerdo con la clasificación de prioridades,ésta puede realizarse de tres diferentes formas;de acuerdo al costo de unitario,de acuerdo al costo total de existencia y de acuerdo al orden de requerimientos sin tener presente el costo.Cada una de ellas serán ampliadas más adelante,observando que en cualquiera de las tres se subdivide en los grupos A,B,y C.

Pueden observarse diferentes técnicas que mejoren los métodos de trabajo especialmente en el área de producción una de ellas es el análisis ABC, también llamado respuesta de esfuerzo, análisis de respuesta ó análisis de estructura de dos fenómenos.

"Esta técnica se utiliza especialmente en:Gestión de stock, análisis de productos, análisis de ventas, análisis de clientes, entre otros"

Este sistema pretende que el costo y el manejo del inventario disminuyan.Además puede proporcionar una rotación de inventario más frecuente incremento en las ventas y reducción de sistemas de trabajo que disminuirán costos.

"La filosofía delsistema dice:Muchas veces cuesta más el control que lo que vale lo controlado."Por esta razón sugiere clasificar según la importancia y consumo, así:

ABC (o regla del 80/20 o ley del menos significativo) es una herramienta que permite visualizar esta relación y determinar, en forma simple, cuáles artículos son de mayor valor, optimizando así la administración de los recursos de inventario y permitiendo tomas de decisiones más eficientes.

Según este método, se clasifican los artículos en clases, generalmente en tres (A,B o C), permitiendo dar un orden de prioridades a los distintos productos:

ARTICULOS A: Los más importantes a los efectos del control.

ARTICULOS B: Aquellos artículos de importancia secundaria.

ARTICULOS C: Los de importancia reducida.

El método o gráfico ABC puede ser aplicado a: • Las ventas de la empresa y los clientes con los que se efectúan las mismas (optimización de pedidos). • El valor de los stocks y el número de ítems de los almacenes. • Los costos y sus componentes.

Ejemplo de aplicación:tabla 1

Resolución
1. Se debe determinar la participación monetaria de cada artículo en el valor totaldel inventario. Para ello se debe construir una tabla de acuerdo a lo siguiente:

• Columna nº 1: Corresponde al nº de artículo.
• Columna nº 2: Los porcentajes de participación de cada artículo en la cantidad total de artículos. Para nuestro ejemplo, como tenemos un inventario constituido por 20 artículos, cada artículo representa el 5% dentro del total (100%/ 20 art.= 5%)
• Columna nº 3: Representa la valorización de cada artículo. Para obtenerla, multiplicamos su precio unitario por su consumo. Al pie de la columna obtenemos el valor de nuestro inventario de los 20 artículos.
• Columna nº 4: Nos muestra el % que representa cada una de las valorizaciones en el valor total del inventario.
  

Tabla 2

2. Ahora se deben reordenar las columnas 1 y 4, tomando las participaciones de
cada artículo en sentido decreciente, lo que dará origen a la tabla nº 3:

tabla 3

3. Trazado de la gráfica y determinación de zonas ABC:

Grafico 1

A partir de los datos de la tabla 3 y la gráfica se puede observar que unos pocos artículos son los de mayor valorización. Si solo se controlaran estrictamente los tres primeros, se estaría controlando aproximadamente el 60% del valor del inventario. Asignamos la zona A para estos artículos.

Se ve claramente en la gráfica que el 15% del inventario justifica el 60% del valor, mientras que el 30% del mismo justifica el 82% de dicho valor; a su vez, el 70% del inventario justifica el 18% del valor. Si se tiene en cuenta los costos de mantenimiento y de control de estos últimos, se llega a la conclusión que no es necesario controlarlos estrictamente, ya que son de poca valorización, y que debe mantenerse el mínimo stock posible de los mismos. La asignación de las zonas A, B y C en la gráfica que estamos analizando se realizó en función del alto % de valorización de los tres primeros artículos (25,47%, 18.55% y 16.08%, respectivamente), sin embargo, las zonas pueden asignarse de forma diferente, por ejemplo, incluyendo en la zona A los seis primeros artículos, que representan alrededor del 80% del valor del inventario, en la zona B los siguientes tres artículos, y los restantes en la zona C. De esta forma, controlando el 30% del inventario (zona A) se estaría controlando aproximadamente el 80% del valor del mismo. Observando las zonas A y B de la gráfica que se da a continuación, se puede ver que el 45% del inventario justifica alrededor del 90% de su valor y que el 55% del inventario justifica, aproximadamente, el 10% del mismo valor.

Grafico 2

Conclusiones
Si bien cada almacén tiene distintos tipos de curvas ABC, lo importante es recordar que:

• Para los artículos A se debe usar un estricto sistema de control, con revisiones continuas de los niveles de existencias y una marcada atención para la exactitud de los registros, al mismo tiempo que se deben evitar sobre-stocks.
• Para los artículos B , llevar a cabo un control administrativo intermedio.
• Para los artículos C , utilizar un control menos rígido y podría ser suficiente una menor exactitud en los registros. Se podría utilizar un sistema de revisión periódica para tratar en conjunto las órdenes surtidas por un mismo proveedor.

Los sistemas informáticos permiten hacer uso de niveles uniformes de control para todos los artículos, sin embargo, el establecimiento y análisis de prioridades que se pueden realizar con la técnica ABC resultan muy útiles a los fines de mejores tomas de decisiones.


Fuentes:

Ing. Tomás A. R. Fucci
Actualización: Lic. Elda Monterroso
Junio, 1999

http://www.virtual.unal.edu.co/cursos/sedes/manizales/4060015/Lecciones/Capitulo%20III/abc.htm